Amainvoice nimmt bei jeder innergemeinschaftlichen B2B-Rechnung eine qualifizierte Umsatzsteuer-ID Prüfung des jeweiligen Amazon Business Kunden vor. Bei negativem Prüfungsergebnis hat der Amazon-Händler dann die Möglichkeit, die fehlerhaften Angaben entweder zu korrigieren oder die entsprechende B2B-Rechnung mit wenigen Mausklicks in eine B2C-Rechnung umzuwandeln. Dabei werden die vorgenommenen Änderungen automatisch in sämtliche daraus resultierenden Dokumente und Datensätze mit übernommen, inklusive aller drei Buchungsstapel der DATEV-Schnittstelle.
Wenn Sie Amazon Business mit Hilfe des Umsatzsteuer-Berechnungsservices von Amazon nutzen — sprich B2B-Rechnungen erstellen — ist es erforderlich, dass bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID Nummer des entsprechenden B2B-Kunden gewährleistet ist. Dies ist deshalb notwendig, da Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen ohne — also mit 0% — Umsatzsteuer ausgewiesen werden und somit sichergestellt werden muss, dass ein Kunde, der sich als B2B-Kunde ausgibt, auch ein registriertes Geschäft innerhalb der EU betreibt.
Aufgrund dieser Notwendigkeit, haben wir in Amainvoice eine qualifizierte Umsatzsteuer-ID-Nummern Prüfung für B2B-Kunden integriert, den sogenannten VAT-ID Check.
Der VAT-ID Check prüft automatisch bei jedem Datenimport, ob die vom Kunden angegebene Umsatzsteuer-ID Nummer registriert ist und ob tatsächlich Anspruch auf die ausgestellte steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung besteht.
Im Falle eines negativen Prüfungsergebnisses — also wenn die Umsatzsteuer-ID-Nummer des B2B-Kunden nicht ordnungsgemäß registriert ist — darf der Verkauf nicht als innergemeinschaftliche Lieferung deklariert und somit auch keine Rechnung mit 0% Umsatzsteuer ausgestellt werden.
In solch einer Situation kommt einmal mehr zum Tragen, dass Amainvoice nicht nur eine Daten-Schnittstelle, sondern ein gesamtheitliches Administrationssystem ist, das u.a. auch ein eigenes Rechnungstool inklusive Umsatzsteuer-Berechnungsservice an Bord hat. Dadurch können entsprechend fehlerhafte B2B-Rechnungen in schnellen und einfachen Arbeitsschritten entweder datentechnisch korrigiert oder — falls erforderlich — in B2C-Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer umgewandelt werden. Parallel dazu werden im Hintergrund alle davon betroffenen Dokumente und Datensätze automatisch mit bearbeitet.
Der Ablauf eines VAT-ID Checks mit positivem Prüfungsergebnis
- Ein innergemeinschaftlicher B2B-Verkauf wird getätigt, die B2B-Rechnung generiert und Amainvoice macht den automatischen VAT-ID Check basierend auf den eingegangenen Kundendaten
- Der VAT-ID Check ergibt, dass die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden ordnungsgemäß registriert ist
- Die B2B-Rechnung wird von Amainvoice automatisch ins System übernommen und in Seller Central hochgeladen
Der gesamte Vorgang erfordert keinerlei manuellen Eingriff seitens des Amazon-Händlers!
Der Ablauf eines VAT-ID Checks mit (zunächst) negativem Prüfungsergebnis
- Ein innergemeinschaftlicher B2B-Verkauf wird getätigt und Amainvoice macht den automatischen VAT-ID Check basierend auf den eingegangenen Kundendaten
- Der VAT-ID Check ergibt, dass die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden nicht ordnungsgemäß registriert ist
- Amainvoice zeigt dem Amazon-Händler den Mangel an.
- Der Amazon-Händler kontaktiert den betreffenden B2B-Kunden und bittet diesen um die Zusendung der zu korrigierenden Daten
Der weitere Ablauf im Falle einer erfolgreichen Datenkorrektur
- Der B2B-Kunde sendet zutreffende Daten zurück
- Der Amazon-Händler korrigiert diese in Amainvoice und ein erneuter VAT-ID Check bestätigt die Richtigkeit der Daten
- Die B2B-Rechnung wird von Amainvoice automatisch ins System übernommen und in Seller Central hochgeladen
Der weitere Ablauf im Falle einer erfolglosen Datenkorrektur
- Der B2B-Kunde übermittelt keine zutreffenden Daten innerhalb eines angemessenen Zeit Rahmens
- Der Amazon-Händler gibt in Amainvoice ein, dass die Rechnung in eine B2C-Rechnung umgewandelt werden soll
- Amainvoice generiert automatisch eine Stornorechnung für die bestehende B2B-Rechnung und eine neue B2C-Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Die Bemessungsgrundlage des B2C-Rechnungsbetrages ist der Auftragswert als Bruttobetrag
- Die Rechnung wird als B2C-Rechnung von Amainvoice automatisch ins System übernommen und in Seller Central hochgeladen
Wichtig:
Amainvoice übernimmt nur Rechnungen in das System, die einen der beschriebenen Prozesse durchlaufen haben. Bitte beachten Sie, dass alle Steuerdokumente, die aus Amainvoice ausgegeben werden, erst dann erstellt werden können, wenn im gewünschten Zeitraum ausschließlich B2B-Rechnungen mit positiv geprüfter Umsatzsteuer-ID Nummer vorliegen.
Fazit:
VAT-ID Check und Rechnungserstellung sollten nach Möglichkeit von der selben Software aus gehandhabt werden, um den manuellen Arbeitsaufwand für die eventuelle Korrektur bzw. Umwandlung von B2B-Rechnungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Da Amainvoice ein ausgeklügeltes Rechnungserstellungssystem an Bord hat, müssen sich Amainvoice-Nutzer bzgl. Zeitaufwand und Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen keinerlei Gedanken machen. Sie können fehlerhafte bzw. falsche Angaben seitens des B2B-Käufers einfach, schnell, fiskuskonform und weitestgehend automatisiert von einer Bedienoberfläche aus bearbeiten.
Egal welcher der oben beschriebenen Prozesse im Einzelfall zu durchlaufen ist, mit Amainvoice sind jeweils nur wenige Mausklicks nötig, um Korrekturen von B2B-Rechnungen oder — falls nötig — Rechnungsumwandlungen (von B2B in B2C) durchzuführen. Ob Amazon’sche Auszahlungsabrechnung, VAT-Umsatzlisten, die Meldelisten für ZM, Intrastat und SAF-T oder die drei Buchungsstapel der DATEV-Schnittstelle, alle betroffenen Dokumente und Datensätze werden analog zu den vorgenommenen Änderungen immer automatisch mit verändert.