Amainvoice an Billbee anbinden

Die Anbindung von Amainvoice an Billbee ist ab sofort in der Betaphase verfügbar. Möchtest du als Beta Tester:in dabei sein, um die Anbindung zu testen, melde dich bitte über dieses Formular.

Amainvoice ist das perfekte Tool für deine Buchhaltungsvorbereitung, wenn du Produkte auf Amazon verkaufst. Amainvoice erstellt dir rechtssichere Rechnungen für deine Amazon Bestellungen, die du zu DATEV exportieren kannst. Mit der Anbindung an Billbee werden Rechnungen für deine Amazon Bestellungen automatisch von Amainvoice abgerufen und in Billbee hinterlegt.

Vorteile der Anbindung auf einen Blick

• Buchhalterische Sicherheit durch die Amazon Expertise von Amainvoice
• Automatischer Rechnungseingang in Billbee aus Amainvoice
• Direkter Zugriff auf alle Rechnungsdokumente über die Bestelldetail-Ansicht in Billbee
• Keine doppelte Buchführung: Buchhaltungsexport erfolgt aus Amainvoice heraus.
• Nutzung des VCS in deinem Amazon Account

Wie du Amainvoice an Billbee anbindest und welche Besonderheiten zu beachten sind, zeigen wir im Folgenden.

In diesem Artikel

• Schritt-für-Schritt Anleitung
• Vorbereitung in Amainvoice
• Amainvoice an Billbee anbinden
• Einstellungen in Billbee
• Bestellungen
• Rechnungen
• Kundenportal
• Versand
• Buchhaltung
• Mögliche Fehlermeldungen
  
  

Schritt-für-Schritt Anleitung

Vorbereitung in Amainvoice

Damit du deinen Amainvoice Account an Billbee anbinden kannst, benötigst du zwei Angaben aus Amainvoice: Zum einen den Firm Key, zum anderen den Client Identifier.

• Firm Key: Dieser Key ist eine andere Bezeichnung für deine Kundennummer. Du findest ihn in der Top Bar oben rechts deines Amainvoice Accounts.
• Client Identifier: Damit du diesen Token erhältst, muss die Billbee API über den Amainvoice Support freigeschalten werden. Wende dich dafür bitte direkt via E-Mail an [e-mail], damit sie dir den Token zukommen lassen.

Amainvoice an Billbee anbinden

Um mit der Anbindung von Amainvoice zu starten, öffne die Shopeinstellungen deiner existierenden Amazon-Shop Anbindung in Billbee. Unter dem Reiter "Eigenschaften" findest du folgende Optionen:

1. Nutze Amainvoice für die Rechnungserzeugung: Setze hier den Haken, um Amainvoice an Billbee anzubinden. Anschließend werden weitere Optionen dazu sichtbar.
2. Amainvoice Firm Key: Trage hier den Firm Key aus deinem Amainvoice Account ein.
3. Amainvoice Client Indentifier: Trage hier den Client Identifier aus deinem Amainvoice Account ein.
4. Rechnungen ab diesem Datum von Amainvoice importieren: Nach dem ersten erfolgreichen Abruf wird hier automatisch das aktuelle Datum des Abrufes gesetzt (inkl. Uhrzeit). Ein rückwirkender Rechnungsabruf für Bestellung, die vor der Aktivierung der Amainvoice Anbindung importiert wurden, ist nicht möglich.
5. Amainvoice-Anbindungs-Status: Hier wird dir angezeigt, ob die Verbindung erfolgreich läuft oder ggf. ein Fehler auftritt. Der Fehler wird dir aktuell nur an dieser Stelle angezeigt, nicht aber in einem anderen Fehlermenü.

Weiter unten kannst du über den Button "Verbindung testen" prüfen, ob deine angegebenen Daten korrekt sind und die Anbindungseinstellungen abschließend speichern.

Einstellungen in Billbee

Bestellungen

Ist deine Amainvoice Anbindung aktiv, werden ab diesem Zeitpunkt importierte Bestellungen in Billbee mit einem Tag als solche gekennzeichnet.

Sowohl in der Bestellübersicht als auch in den Bestelldetails ergeben sich dabei einige Änderungen:

Bestellübersicht

1. Mehrere Rechnungen: Existiert für die Bestellung mehr als eine Rechnung, wir dir hier die Anzahl der Rechnungen angezeigt. Mit einem Klick auf den hinterlegten Link öffnen sich die Bestelldetails, worin die Rechnungen einzeln gelistet sind und heruntergeladen werden können.

2. Einzelrechnung: Existiert für die Bestellung nur eine Rechnung, wird dir hier die dazugehörige Rechnungsnummer der Amainvoice Rechnung angezeigt.

3. Rechnungssymbol: Existiert für die Bestellung mehr als nur eine Rechnung, ändert sich das Symbol. Mit Klick auf das Rechnungssymbol (auch bei mehreren Rechnungen) kannst du diese herunterladen.
4. Amainvoice Tag: Konnte die Bestellung einer Bestellung in Amainvoice zugeordnet werden, erhält sie das Tag "Amainvoice" und wird als solche gekennzeichnet.

Wichtig: Erhält die Bestellung in Billbee das Tag "Amainvoice" wird sie gleichzeitig auch bei uns im System geflaggt, um verschiedene Aktionen zu ermöglichen bzw. blockieren. Das heißt: Auch wenn du das Tag löschst, bleibt die Bestellung systemseitig weiterhin als Amainvoice Bestellung gekennzeichnet.

Bestelldetails

In den Bestelldetails fallen in einigen Reitern verschiedene Optionen weg. In erster Linie sind das Optionen, die für eine Rechnungserstellung durch Billbee relevant wären. Da die Rechnungen jedoch in Amainvoice erstellt und erzeugt werden, bleiben sie in Billbee ausgeblendet. Neu hinzugekommen ist stattdessen ein weiterer Reiter 'Amainvoice-Dokumente', über den du deine Rechnungen aus Amainvoice herunterladen kannst.

1. Allgemeines

Im Reiter 'Allgemeines' werden folgende Informationen ausgeblendet:

• USt. Satz nicht ermäßigt
• USt. Satz ermäßigt
• USt. Id / VAT Id (Verkäufer)
• USt. Id / VAT Id (Kunde)

Die Rechnungsanschrift, die Billbee zusammen mit der Bestellung von Amazon importiert, wird dir angezeigt, kann jedoch nicht mehr geändert werden.

2. Positionen

Im Reiter 'Positionen' fällt die Ausgabe des Steuersatzes an den einzelnen Positionen weg.

3. Nummern & Layouts

Im Reiter 'Nummern & Layouts' fallen folgende Optionen weg:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Nummernkreis Rechnung
• Layout Rechnung
• Layout Stornorechnung

4. Texte

Im Reiter 'Texte' fällt das Feld für den individuellen Rechnungstext weg.

Amainvoice-Dokumente

Im neuen Reiter "Amainvoice Dokumente" kannst du sehen, welche Rechnung(en) in Amainvoice für deine Bestellung erzeugt wurde(n). Mit einem Klick auf den jeweiligen Downloadbutton kannst du die Rechnung herunterladen.

Hinweis: Bitte beachte, dass zu jeder Bestellung alle Rechnungen angezeigt werden. Du siehst an dieser Stelle ggf. auch Gutschriftenrechnungen. Umgekehrt siehst du in einer Gutschriftenbestellung ebenfalls die Ursprungsrechnung.

Berichte

Du kannst deine Berichte in Billbee weiterhin wie gewohnt nutzen. Bei der Ausgabe von Umsatzzahlen kann es aufgrund unterschiedlicher Steuerberechnungsmodi von Amainvoice und Billbee zu geringfügigen Abweichungen kommen.

Anonymisierung

Ist eine Bestellung mit einem "Amainvoice" Tag in Billbee archiviert, kannst du weiterhin die Rechnung in Billbee abrufen. Dies ist aber nur für jede Bestellung einzeln mittels Rechnungssymbols in der Bestellzeile oder über die Bestelldetails möglich. Ein Download von Rechnungen für mehrere Bestellungen ist aufgrund der Anonymisierung nicht möglich.

Rechnungen

Da deine Amazon Rechnungen direkt in Amainvoice erstellt werden, weicht der gewohnte Billbee-Rechnungsprozess etwas ab.

Zeitpunkt der Rechnungserstellung

Amainvoice erstellt Rechnungen für Bestellungen nach erfolgreich gemeldetem Versand aus Amazon. Erst dann wird sie auch in Billbee abrufbar sein.

Rechnungsimport

Der Abruf der Rechnungen erfolgt in einem 30-Minuten-Intervall. Dieser kann nicht manuell angestoßen werden. Den Status des Abrufs, sowie den konkreten Zeitpunkt, kannst du in deiner Amazon Shopanbindung nachprüfen.

Rechnungsversand

Grundsätzlich solltest du keine Rechnungen für Amazon Verkäufe an die Kund:innen per Mail senden, da diese in Amazon direkt für die Kund:innen abrufbar sind. Deshalb wird der Versand von Rechnungen aus Amainvoice in Billbee unterbunden.

Download mehrerer Rechnungen

Beim Download von mehreren Rechnungen für Bestellungen mittels Ausgabeformat "ZIP Archiv Download", werden die Rechnungen für eine Bestellung, für welche mehrere Rechnungen existieren, in einem gesammelten Dokument ausgegeben.

API Abruf

Da die Rechnungserzeugung in deinem Amainvoice Account stattfindet und die erstellten Rechnungen nicht direkt über das Billbee System laufen, sind folgende API Endpunkte blockiert, wenn du die Amainvoice Anbindung nutzt:

• /api/v1/orders/invoices
• /api/v1/orders/CreateInvoice/{id}

Kundenportal

Deine Kund:innen können die durch Amainvoice erstellten Rechnungen direkt in ihrem Amazon Account abrufen. Daher wird im Billbee Kundenportal anstelle des Rechnungsdownloads eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Versand

Exportsendungen

Beim Erstellen des Exportlabels für eine Amazon Bestellung öffnet sich ein Dialogfenster, im dem du die Rechnung für deine Exportdokumente auswählen musst. Da Rechnungen in Amainvoice erst nach erfolgreichem Versand erstellt werden, ist es notwendig, vorab in Amainvoice eine Pro Forma Rechnung zu erstellen. Diese kannst du im Dialogfenster entsprechend auswählen und den Versand durchführen.

Buchhaltung

Alle Bestellungen, die vor Aktivierung der Amainvoice Anbindung zu Billbee importiert wurden, kannst du weiterhin wie gewohnt zu deinem Buchhaltungssystem exportieren.

Ein Export von Rechnungen aus Amainvoice zu Buchhaltungsprogrammen ist in Billbee nicht möglich. Einzige Ausnahme bildet hier der CSV Export "DATEV Erlösexport". Grundsätzlich empfehlen wir dir, alle Buchhaltungsexporte aus Amainvoice heraus zu machen, da dort die korrekten Steuerberechnungen hinterlegt sind.

Mögliche Fehlermeldungen

Fehlercode/-meldung	Mögliche Bedeutung	Lösung
Amainvoice-Bestellungen dürfen nicht zu Buchhaltungssystemen exportiert werden.	Tritt beim Versuch eine Bestellung mit "Amainvoice" Tag zu einem Buchhaltungssystem zu exportieren.	Bestellungen, welche mit Amainvoice verknüpft sind können nicht zu einem Buchhaltungssystem exportiert werden. Einzige Ausnahme ist hier der manuell DATEV Erlösexport.
Für diese Bestellung wird die Rechnung von Amainvoice bezogen. Eine Rechnungsgenerierung mit Billbee ist nicht erlaubt.	Diese Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn versucht wird, eine Rechnung für eine Amainvoice-Bestellung per Billbee zu generieren.	Das Erzeugen von Rechnungen für Bestellungen, welche mit Amainvoice verknüpft sind, ist nicht möglich. Die Rechnungen für diese Bestellungen werden von Amainvoice zu Billbee synchronisiert und können in den Bestelldetails heruntergeladen werden.
Fehler bei Amainvoice-Verbindungs-Test: {e.Message}	Tritt auf, wenn in den Einstellungen der Amazon-Anbindung auf Verbindung testen geklickt wird und dann beim Prüfen der Amainvoice-Anbindung ein Fehler ausgegeben wird. e.Message enthält detaillierte Informationen.	Überprüfe deine Angaben zum Firm Key und Client Identifier.
Invoices for this order are to be generated by Amainvoice. Invoice creation via Billbee is not allowed.	Diese Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn du versuchst über die API eine Rechnung für eine mit Amainvoice verknüpfte Bestellung zu erzeugen.	Das Erzeugen von Rechnungen für Bestellungen, welche mit Amainvoice verknüpft sind, ist über die API nicht möglich.