Neben der Grundsätzlichkeit, dass Amainvoice alle Rechnungen automatisiert in das Seller Central hochlädt besteht parallel die Möglichkeit des individuellen E-Mail Versands.
Das E-Mail-Versand-Feature in Amainvoice ermöglicht es Amazon-Händlern, ihre Rechnungen und Storno-Rechnungen entweder automatisch oder manuell direkt an die Kunden zu senden. Diese Funktion bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, um den E-Mail-Versand genau auf die Bedürfnisse des Händlers abzustimmen.
1. Einrichtung des SMTP-Postausgangsservers
Um den E-Mail-Versand zu aktivieren, muss ein SMTP-Postausgangsserver in den Firmenstammdaten hinterlegt werden. Dies stellt sicher, dass die E-Mails von einer festgelegten E-Mail-Adresse aus verschickt werden, und gibt dem Händler volle Kontrolle über den Versand. Die SMTP-Einstellungen sind erforderlich, um den automatischen oder manuellen Versand der Rechnungen zu ermöglichen.
2. Flexibler Versand und Konfigurationsoptionen
Amainvoice bietet verschiedene Optionen zur Anpassung des E-Mail-Versands:
- Mehrere BCC-Adressen: Es ist möglich, mehrere BCC-E-Mail-Adressen hinzuzufügen. So können Kopien jeder versendeten Rechnung an interne Abteilungen oder andere Empfänger automatisch weitergeleitet werden.
- Automatischer oder manueller Versand: Der Händler hat die Wahl, ob Rechnungen und Storno-Rechnungen automatisch oder manuell versendet werden sollen. Dies bietet Flexibilität, um den Versand je nach Bedarf zu steuern.
- Zeitverzögerung beim automatischen Versand: Wenn der automatische Versand aktiviert ist, kann eine Zeitverzögerung von 1 bis 30 Tagen nach der Versandbestätigung eingestellt werden. So kann der Versand der Rechnungen individuell an den Workflow des Händlers angepasst werden.
- Automatischer Versand nur für FBA-Rechnungen: Händler können festlegen, dass nur FBA-Rechnungen automatisch versendet werden, während FBM-Rechnungen manuell verschickt werden.
3. Anpassung von E-Mail-Texten und Platzhaltern
Amainvoice bietet die Möglichkeit, den E-Mail-Text zu personalisieren. Sie können:
- Auftragsbezogene Platzhalter verwenden, um den Betreff und den Inhalt der E-Mail mit relevanten Bestelldetails zu füllen.
- Texte in der Landessprache hinterlegen, die je nach Amazon-Marktplatz und Region angepasst werden. So wird sichergestellt, dass die Kommunikation mit den Kunden in deren Landessprache erfolgt.
4. Hinzufügen von Anhängen nach Marktplatz und Auftragstyp
Es ist möglich, Anhänge abhängig vom Marktplatz, dem Auftragstyp (FBM oder FBA) und anderen Kriterien anzuhängen. Zum Beispiel können Händler rechtliche Informationen, AGBs oder andere Dokumente zu den Rechnungen hinzufügen, um die gesetzlichen Anforderungen oder kundenspezifische Informationsbedürfnisse zu erfüllen.
Vorteile des E-Mail-Versands in Amainvoice
- Flexibilität: Händler können den E-Mail-Versand automatisiert oder manuell konfigurieren und sogar Einstellungen speziell für FBA- oder FBM-Aufträge vornehmen.
- Personalisierte Kommunikation: Mit auftragsbezogenen Platzhaltern und lokalisierten E-Mail-Texten kann die Kommunikation mit den Kunden individuell gestaltet werden.
- Effizienz: Durch den verzögerten Versand und die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, wird der gesamte Rechnungsversandprozess erheblich vereinfacht und optimiert.
Solltest du Hilfe bei der Einrichtung des E-Mail-Versands oder der SMTP-Konfiguration benötigen, steht unser Support-Team gerne zur Verfügung!